نصائح للإستفادة من الإتصال المرئي بأقل وقت و جهد
الإتصال المرئي هي مكالمة فيديو بين الطلاب و موظفين الملحقية لحل مشاكل الطلاب و تسريع إجراءات بعض الطلبات . بدأ الإتصال خلال فترة كورونا وقت ما كانوا الموظفين يداوموا من بيوتهم كبديل مؤقت لمركز خدمات المبتعثين و استمر إلى هالفترة. الأتصال يبدأ الساعة 9 صباحا بتوقيت واشنطن دي سي و يستمر استقبال الطلاب إلى الساعة 12 الظهر بتوقيت واشنطن دي سي و بعدها يقفلوا استقبال الطلاب بحيث يكون عندهم وقت كافي أنهم يخدموا اللي موجودين في الاتصال خلال ساعات العمل. لو كان عدد الطلاب اللي دخلوا في الصباح كتير يقفلوا الاستقبال قبل 12 الظهر. صلاحيات الموظفين محدودة بين ارسال ايميلات أو تنبيه موظفين على مراجعة طلب أو تحويل الطلب إلى موظف أخر في حال كان الطلب واقف عند مشرف و هو في اجازة أو مساعدة الطلاب في حال فيه عطل تقني في الموقع. في هالمدونة حأكتب بعض النصائح اللي تساعدك بحيث تتم مساعدتك بأقل وقت و جهد.
آلية العمل:
تدخلي الاتصال المرئي و تسجلي اسمك في الشات الجماعي و تنتظري إلى أن تجيك دعوة لواحدة من breakout session و تقبليها وقتها حتدخلي session خاص مع الموظفين و حيطلبوا منك رقم الهوية و عشان يشوفوا كيف يقدروا يخدموكي. حأوضح بالصور مكان الشات الجماعي.
النصائح:
- حملي برنامج Webex Meetings و زبطي الإعدادات تبع الأسم و الإيميل من بدري.
- أستخدمي جهاز ما يعلق و نت سريع بحيث أول ما يشبك الإتصال تسجل أسمك بسرعة.
- أكتبي أسمك و لقبك و حطي نوع مشكلتك بين قوسين و خليها في الclipboard. مثال: صفية محمد (مالية)، أو محمد صالح (تذاكر). كتابة الإسم بهالطريقة حتختصر عليك وقت لأنو أحيانا لمن الموظف يقرأ الأسماء و هوا عارف أنه مسؤول المالية ما حيكون موجود في Meeting فيعطي خبر من بدري فبأمكانك الإنسحاب بدري و ترجعي تدخل يوم تاني.
- اول ما تدخلي الاتصال لازم تسجلي اسمك في الشات لأنو دخولك الاتصال فقط غير كافي انهم يخدموكي في مشكلتك.
- ادخلي على الميتينق قبل الساعة 9 بتوقيت واشنطن بخمس دقائق و خليكي مركزة و لا تخلي أي شيء يشغلك لين يشبك الأتصال. و أول ما يشبك روحي للشات الجماعي و افتحي الclipboard اعملي لصق لإسمك. لصق الأسم من الحافظة هيا اسرع طريقة لكتابة الأسم لأنو خلال الدقيقة الوحدة ما يقارب ال 15 - 20 طالب يسجلوا اسمهم. فلك أن تتخيلي لو سجلتي اسمك 9:02 بتوقيت واشنطن حيكون قدامك بالراحة ما يقارب ال35 طالب.
- في الغالب الاتصال يفتح على الساعة 9 تماما بتوقيت واشنطن اول ما يفتح الاتصال اكتبي اسمك و كرريه كذا مرة لعدة اسباب. أولا احيانا الوقت عندك يكون 8:59 بس عند الموظف اللي يسوي قائمة الأسماء تكون 9:00 فلو انتظرتي دقيقة حتكون عنده 9:01 و بكذا حيكون قدامك ما يقارب 15 طالب. حاجة تانية احيانا الموظف يدخل 8:58 فاللي يسجل اسمه في هالدقيقتين اللي قبل 9 ما يتسجل اسمه في القائمة عشان كدا كرريه احتياطا.
- لو ما سجلت اسمك في اول دقيقتين فغالبا حتطولي و ما حيجي دورك الا بعد اربع الى ستة ساعات و طبعا لازم طول هالوقت تكوني متصل عشان لمن يجي دورك فجأة.
- الاتصال لازم ما ينقطع ابدا لأنو لو جا دورك و دوروا اسمك في الحضور و ما لقوه او لو نادوا على اسمك و ما كتبتي موجودة، حيتأجل دورك. و برضوا احتمال لو حاولتي ترجعي تدخلي تاني يكونوا قفلوا استقبال الطلاب فمالك الا تنتظري لليوم التاني.
- لا تشغلي فيديوهات و يوتيوب لأنو من أحد الأسباب اللي تسبب قطع للاتصال.
- سجلي دخول للاتصال من جهازين مثلا لاب توب و جوال و خلي الأسم موحد بحيث لو قطع واحد يكون التاني متصل و لو جا دورك يمديكي تدخلي.
- انتبهي لتنبيهات الجوال و خلي عينك عليه طول الوقت، لأنو لمن يجي دورك مو شرط ينادوا اسمك اوقات كتير يرسلوا لك الدعوة من غير ما احد يناديكي فلازم تنتبهي للتنبيهات عشان اول ما تجيكي دعوة تقبليها.
- حطي في بالك انه لمن حتدخلي ال breakout session حيطلبوا منك تفتحي الكاميرا فخليكي متجهزة و لابسة حجابك لأنو المكالمة الفيديو حسب علمي انها مسجلة.
- حطي ببالك انه مو شرط مشكلتك تنحل من يوم واحد أحتمال كبير تدخلي الاتصال كذا مرة يوميا. شخصيا احتجت اني أتابع معهم ثلاثة اسابيع كل يوم ادخل لهم و اسجل اسمي و هكذا الى ان تم حل مشكلتي و انقبل الطلب. يعتمد على نوع المشكلة ايش هيا بالزبط.
- إذا كان موضوعك اكبر من صلاحيات موظفين الاتصال المرئي فممكن تطلبي منهم اسم الموظف اللي واقف عنده الطلب و تبحثي في موقع الملحقية عن ايميل الشخص المطلوب و تتواصلي معه بشكل مباشر. بإمكانك البحث عن ايميلات الموظفين من هنا. خلال وقت مشكلتي في كتير من الأوقات لمن ارسل للموظف ايميل، على طول يجيني الرد الآلي أنو الموظف في إجازة فأدخل الاتصال المرئي عشان أقولهم ترا طلبي واقف عند فلان و فلان في إجازة مشيه لشخص اخر يشتغل عليه. (في حال الموظف كان في إجازة فغالبا يوقف عنده الطلب في الوارد من ٣ الى ٤ ايام لين يجي موظف اعتماد يوزع الطلبات الموجودة في الوارد عنده على الموظفين المداومين).
- مو دائما حتقدري تتواصلي مع المسؤول عن مشكلتك نفسه و لكن الاشخاص في الاتصال المرئي جدا متعاونين و حيساعدونك في موضوعك أيا كان و لكن حطي ببالك انه احيانا الموضوع يكون أكبر من صلاحياتهم زي مثلا الطلبات اللي عند الوزارة وقتها ما حيقدروا يعملوا أي شيء.
بإمكانك الوصول لرابط الإتصال المرئي من تغريدة الملحقية السعودية في أمريكا هنا.
~~ ربي يسهل أمور الجميع و دمتم بود ~~
تعليقات
إرسال تعليق